Vous avez déjà regardé les tarifs des CRM professionnels ? 50€, 80€, parfois 150€ par mois... Pour un indépendant ou une TPE, ça pique.
Et le pire ? La moitié des fonctionnalités ne vous serviront jamais.
Laissez-moi vous montrer une autre approche. Une approche que j'appelle le "système Lego".
Le problème des usines à gaz
Quand on cherche un outil pour gérer ses clients, on tombe rapidement sur des mastodontes : Salesforce, HubSpot, Pipedrive... Des outils puissants, certes. Mais conçus pour des équipes de 50 commerciaux, pas pour vous qui jonglez entre la prospection, la production et la compta.
Résultat ? Vous payez pour des fonctionnalités que vous n'utiliserez jamais. Et vous passez plus de temps à configurer l'outil qu'à travailler avec vos clients.
L'analogie du millefeuille
Imaginez votre gestion client comme un millefeuille. Chaque couche a sa fonction :
- La base : vos contacts et leurs informations
- Le milieu : le suivi des échanges et des projets
- Le dessus : la facturation et le suivi financier
Un CRM classique, c'est un millefeuille industriel. Toutes les couches sont collées ensemble, impossible de les séparer. Si une couche ne vous convient pas, vous êtes coincé.
Mon approche ? Assembler des briques simples. Comme des Lego.
Le système Lego en pratique
L'idée est simple : plutôt qu'un outil monolithique, on assemble trois briques qui font chacune une chose très bien.
Brique 1 : La base de données (Notion)
Notion devient votre QG client. Une base de données avec :
- Nom, entreprise, contact
- Statut (prospect, client actif, ancien client)
- Source d'acquisition
- Notes et historique
C'est gratuit jusqu'à un certain volume, et surtout c'est flexible. Vous ajoutez les champs dont VOUS avez besoin, pas ceux imposés par un éditeur.
Brique 2 : Le suivi des échanges (Google Agenda + Gmail)
Pas besoin de réinventer la roue. Google Agenda pour les rendez-vous, Gmail pour les échanges. Le tout synchronisé et accessible partout.
L'astuce ? Utilisez des libellés Gmail cohérents avec vos statuts Notion. Un client passe en "projet actif" ? Son libellé Gmail change aussi.
Brique 3 : La facturation (outil dédié)
Pour la facturation, prenez un outil spécialisé. Henrri, Freebe, ou même un simple tableur si vous débutez. L'important : qu'il fasse bien CE job, et rien d'autre.
Le secret de l'assemblage
La magie opère quand ces trois briques communiquent. Pas besoin d'intégrations complexes au début. Un simple copier-coller du nom client entre Notion et votre outil de facturation suffit.
Quand vous aurez 50 clients et que ça deviendra fastidieux ? Vous automatiserez. Mais pas avant. C'est ça, la philosophie Lego : commencer simple, complexifier uniquement quand c'est nécessaire.
1. Coût maîtrisé
Notion gratuit + Gmail gratuit + outil de facturation basique = moins de 20€/mois. Comparez avec les 100€+ d'un CRM "tout-en-un".
2. Flexibilité totale
Une brique ne convient plus ? Vous la remplacez sans tout casser. Essayez de faire ça avec Salesforce...
3. Courbe d'apprentissage douce
Vous connaissez déjà Gmail. Notion s'apprend en une heure. Pas de formation de trois jours pour maîtriser votre outil.
Par où commencer ?
- Cette semaine : Créez une base Notion simple avec vos 10 derniers contacts
- La semaine prochaine : Ajoutez un champ "statut" et "prochaine action"
- Dans un mois : Évaluez ce qui manque vraiment avant d'ajouter quoi que ce soit
Le piège classique ? Vouloir tout construire d'un coup. Résistez. Commencez avec trois champs, pas trente.
Les limites (soyons honnêtes)
Ce système n'est pas fait pour tout le monde :
- Si vous avez une équipe de 10 commerciaux qui doivent collaborer en temps réel, prenez un vrai CRM
- Si vous gérez 500+ clients avec des cycles de vente complexes, vous aurez besoin de plus
- Si vous voulez des reportings automatiques ultra-poussés, ce n'est pas l'approche idéale
Mais si vous êtes indépendant, freelance, ou à la tête d'une TPE avec quelques dizaines de clients ? Ce système Lego fera le job. Pour une fraction du prix.
Ce qu'il faut retenir
- Les CRM "tout-en-un" sont souvent surdimensionnés pour les indépendants et TPE
- L'approche Lego : assembler des outils simples qui font chacun une chose bien
- Trois briques suffisent : base de données (Notion) + suivi échanges (Gmail/Agenda) + facturation
- Commencez simple, complexifiez uniquement quand c'est nécessaire
- Coût total : moins de 20€/mois vs 100€+ pour un CRM classique
Et vous, quel est votre système actuel pour gérer vos clients ? Usine à gaz ou assemblage maison ? Je suis curieux de connaître vos retours.